7 критеріїв вибору сервісу для електронного підпису

1. Юридична сторона та безпека

Сервіс має відповідати вимогам українського законодавства, зокрема Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”, аби накладені підписи мали юридичну силу. Крім цього, він повинен мати належний ступінь захисту за стандартами ISO 15408. Та перш за все варто пересвідчитися в присутності компанії в правовому полі. В цьому допоможуть:

- Opendatabot та YouControl – вебсервіси, що надають доступ до даних українського бізнесу, їхніх власників;

- iprop-ua – сайт для пошуку торгових марок;

- публічна оферта і політика конфіденційності – на сайті компанії має бути окремий розділ (зазвичай в самому низу), присвячений оферті, інформації про компанію, а також тому, як користуватися платформою та як ваші дані захищають та використовують.

Перш ніж підписати документ онлайн, перевірте також і аспекти безпеки, які можуть бути розкриті в секції питань, що часто задають (FAQs). Наприклад, з такої секції в Dubidoc можна дізнатися, що дані користувачів цього вебсервісу знаходяться в захищеному хмарному сховищі Amazon, а також те, як перевірити поставлений підпис на автентичність у державному онлайн-сервісі.

2. Простота і зручність використання

Платформа для підпису документів має бути інтуїтивно зрозумілою із першого кліку – без потреби у довгих інструкціях чи дзвінках до техпідтримки. Ідеально, якщо процес займає кілька кліків: завантажив, підписав, надіслав через зручний месенджер або email – як у Dubidoc.

Якщо користувач губиться в інтерфейсі або не розуміє, як завантажити файл і підписати документ онлайн – варто замислитися про доречність використання такої платформи.

3. Набір функцій

Гарний сервіс має відповідати вашим цілям і містити потрібні вам функції. Для власників ФОП, ТОВ чи іншої форми ведення бізнесу потрібен один набір можливостей, в той час, як для фізичної особи достатньо лише кількох найголовніших.

Варто звернути увагу на наступні функції:

- ліміт вхідних-вихідних документів;

- наявність підпису одразу кількох документів;

- можливість роботи з потрібним форматом цифрового підпису;

- чи необхідно реєструватися іншим підписантам;

- можливість спільного доступу інших користувачів із вашої організації;

- чи є окремі ролі для перевірки документа;

- можливість зміни тексту й коментування документів прямо в сервісі;

- наявність структурованої системи тек;

- чи є мобільні версії для Android / iOS тощо.

З наявними функціями та вашими потребами краще визначитися одразу, аби підпис документу онлайн не став витратою часу, нервів та грошей.

4. Ціна

Завжди важливим є співвідношення "ціна-якість". Різні сервіси пропонують підпис документів на різних умовах: десь це безоплатно, десь це передплата за місяць/рік, а десь – за кількість відправлених документів. Порівняйте ціни та набір можливостей, зважуючи всі “за” та “проти” конкретно для вас.

Наприклад, у Dubidoc є безкоштовний тариф, який ідеально підходить для фізичних осіб, мікро та малого малого бізнесу (ФОП) з невеликим документообігом – до 10 підписань на місяць. Для середнього і великого бізнесу потрібен розширений функціонал та більша кількість підписів – можна обрати й інший тариф за розумну ціну.

5. Допустимий вид та формат електронного ключа

Переконайтеся, що сервіс підтримує удосконалений та кваліфікований електронні цифрові підписи. Також варто пересвідчитися, що на платформі ви зможете поставити підпис у потрібному вам форматі, серед яких:

- хмарний підпис – ключі на віддаленому захищеному сервері;

- токен – захищена флешка чи смарт-картка з приватним ключем;

- файловий ключ – зберігається на вашому пристрої (ноутбук, смартфон, комп’ютер тощо).

Відтак у вас та іншої сторони буде максимум можливостей та зручності, щоб підписати документ онлайн.

6. Підтримка клієнтів

Навіть найзручніша платформа може викликати уточнюючі запитання. Тому важливо, щоб служба підтримки була на зв’язку й швидко реагувала через зручні для користувачів канали: чат, соцмережі, месенджери, телефон. Список доступних засобів зв'язку з підтримкою можна знайти на сайті компанії, а крім цього оцінити рівень обслуговування допоможуть відгуки користувачів і ваш особистий досвід звернення.

7. Відгуки

Перш ніж довірити свої дані й підписати документ онлайн у сервісі, почитайте, що про нього пишуть інші. Перевірте відгуки на сайті та зовнішніх платформах: Google, Facebook, Instagram, LinkedIn тощо. Звертайте увагу не лише на оцінку, а й на деталі: як сервіс вирішує проблеми, як реагує на критику, як довго триває обслуговування.

Якщо ви бачите колаборацію сервісу з відомими брендами, яким ви довіряєте, то велика ймовірність, що і самому сервісу також можна довіряти.

Висновки

Обираючи платформу для електронного підпису документу онлайн, варто підходити з особливою увагою: вона має не лише відповідати вимогам закону, а й бути простою, функціональною та безпечною. Перевірте репутацію, перегляньте тарифи, протестуйте зручність – і тільки тоді ухвалюйте рішення. Керуйтеся нашими 7 критеріями, щоб зробити максимально вдалий вибір.