Восемь причин перейти на электронный документооборот

Документы — важнейшая составляющая деятельности любого предприятия. Бумажный документооборот допустим на начальном этапе развития компании, но по мере роста бизнеса, бумага станет забирать все больше времени и денег. Перевод в «цифру» рабочих процессов просто необходим для выживания бизнеса на быстро меняющемся рынке. Ниже — 8 ключевых преимуществ перехода на электронный документооборот. 

1. Организация и порядок

По мере развития компании, неэффективное и неоптимизированное управлении документами может оказаться тем, что стоит между вашим бизнесом и успехом. Обычные процессы, такие как проверка, учет, согласование, утверждение, подписание документов, тормозить все другие бизнес-процессы предприятия. Они занимают много времени и денег. Системы электронного документооборота (далее ЭДО) — простой и эффективный способ снизить затраты и навести порядок в работе компании. После внедрения ЭДО, все документы будут храниться в едином облаке и у всех ответственных сотрудников всегда будет к ним доступ из любой точки земного шара. Уведомления о необходимости ознакомиться, согласовать, утвердить и подписать и отправить документ, будут в реальном времени направляться ответственным лицам. Руководство сможет отслеживать в системе действия всех сотрудников и всегда быть в курсе того, что происходит в компании.

2. Минус человеческий фактор

Ручная обработка документов ведет к появлению ошибок, исправление которых требует времени и стоит денег. Внедрение системы ЭДО помогает минимизировать вероятность возникновения ошибки. При работе с электронными документами можно быть уверенным в том, что никто не забудет выполнить поставленную задачу или важный документ затеряется на столе в ворохе бумаг. Система не может ошибится адресом и она все помнит. Сотрудники получают уведомления о любых неправильных действиях, отказах и невыполненных задачах.

3. Легкий доступ к данным.

Обработка документов вручную занимает много времени. Только на поиск документов в бумажных архивах и файловых системах компьютера, офисные служащие тратят от 30 до 40% рабочего времени. Представьте, сколько времени сотрудники могут сэкономить и продуктивно использовать для решения других задач, если бы документы находились легко и быстро. Многие системы ЭДО имеют функцию поиска документов по атрибутам, ключевым словам и фразам, что значительно сокращает время поиска. Искать нужный файл в системе значительно проще, чем в недрах архивного шкафа.

4. Сокращение расходов

Бумажная документация — это внушительные расходы на саму бумагу, материалы для принтеров, почту, курьеров, содержание архива и время сотрудников (которое иногда стоит очень дорого). Подсчитать сколько денег вы сэкономите при переходе на ЭДО сложно, но если исходить из того, что минимальная цена пересылки документа по почте — десять гривен, а отправка одного электронного документа — в среднем одна гривна, экономия получается внушительная. И это — только экономия на доставке документов. Можно смело предположить, что расходы сократятся в десятки раз.

А еще бумажные документы иногда пропадают, что также может обойтись очень дорого. Кроме того, отказавшись от бумаги, вы окажете планете огромную услугу — производство и переработка бумаги стоит на третьем месте среди самых «грязных» видов промышленности.

5. Подотчетность и прозрачность

Ручные бизнес-операции сложно контролировать. Следить за тем, как сотрудники справляются задачами иногда бывает сложно. Это забирает много времени и сил. Решения ЭДО, интегрированные с учетными системами и другими средствами автоматизации процессов позволяют быстро и четко ставить задачи и легко отслеживать ход их выполнения. Препятствия быстро анализируются и преодолеваются. Рабочие процессы также могут быть легко скорректированы, если возникнут непредвиденные обстоятельства.

6. Более эффективное сотрудничество

После внедрения ЭДО, все этапы жизненного цикла документа фиксируются и сохраняются в системе. Сотрудники и руководители в любой момент могут отследить в системе путь прохождения документа: кто с ним работает, какие действия необходимо совершить, кто и в какие сроки должен это сделать. О том, что, к примеру, контрагент подписал договор, вы узнаете через минуты, а не через несколько дней после отправки документов почтой. И уже никто из сотрудников не забудет о том, что у него на столе оставили акт или договор. Документ будет в системе и она автоматически будет напоминать человеку о сроке выполнения задачи.

В продвинутых системах ЭДО есть функция выбора между параллельной и последовательной работой с документами. Параллельно — значит все ответственные лица компании могут работать с документом одновременно. Последовательно — это когда сотрудник получает доступ к новому документу только после того, как его утвердит предыдущая инстанция. Например, бухгалтер не будет тратить время на обработку документа, который еще не утвердил юрист.

7. Безопасность.

Потерять электронный документ практически невозможно и получить несанкционированный доступ к нему гораздо сложнее, чем к бумажному. Если платформа системы ЭДО и облачное хранилище соответствуют всем требованиям безопасности, то взлом маловероятен.

Кроме того, в некоторых системах документооборота есть функции настройки прав доступа отдельных сотрудников компании и возможность создавать в одной системе директории, в которых будут храниться документация разных подразделений предприятия. Поэтому вероятность того, что документ попадет не в тот отдел и не к тому сотруднику равна нулю. Файлы будут доступны только тем, у кого есть на это право.

В некоторых системах реализована возможность загрузки документов, удостоверяющих право подписи. Например, если в компания выдала сотруднику доверенность на право подписывать определенные документы, администратор загрузит ее в систему. После этого контрагенты, получая документы, всегда могут проверить в системе, имел ли право подписывать их человек, или нет.

8. Резервное копирование

7,5% бумажных документов исчезают. Без системы резервного копирования, потерянные документы сложно восстановить. В системах ЭДО потеря файла невозможна так как всегда создаются резервные копии. Резервные копии данных системы ЭДО, которые хранятся в облаке, могут находиться на серверах в разных концах страны или мира. При попытке несанкционированного доступа к одному из них, данные могут быть уничтожены, но резервные копии останутся на других серверах. Конечно, сообщения о кибератаках и взломах мелькают в новостях ежедневно, но бумажные крадут гораздо чаще.

Заключение

Преимущества перехода на ЭДО очевидны. Остается только выбрать систему, которая больше всего подходит конкретной компании. Кроме того, документооборот может быть внутренним и внешним. Внутренний — это организационно распорядительная документация предприятия. Внешний — это документооборот с партнерами и контрагентами. В качестве примера системы внутреннего ЭДО можно привести Megapolis.DocNet, разработанную компанией InBase. Она уже много лет эксплуатируется во многих государственных учреждениях и коммерческих структурах. Подобные системы не имеет смысла внедрять в мелких компаниях. Если же на предприятии работают сотни или тысячи человек, есть много подразделений и региональных представительств, то без системы внутреннего ЭДО не обойтись.

Решения для внешнего ЭДО нужны практически всем субъектам, ведущим коммерческую деятельность, от ФЛП до крупной корпорации. Частным предпринимателям и мелким компаниям может подойти бесплатная услуга Paperless, которую предоставляет Приватбанк. Для средних и крупных компаний нужна система с более богатым функционалом. Хороший пример — система Deals от Intecracy Deals. У нее есть возможность разграничения прав доступа, последовательная и параллельная работа с документами, мобильное приложение и много других функций и настроек, которые необходимы компаниям с большой и развитой структурой подразделений.

Автор: Евгений Загладько — бизнес-журналист, специалист по развитию бизнеса