Як боротися з відкатами у компанії

Поради, які ми приводимо нижче, не відображають повний перелік того, що ми використовуємо в своїй роботі. Ті поради, які ви прочитаєте, ви можете використати без додаткових вкладень і гарантовано отримаєте ефект.

Спочатку розглянемо які є сприятливі обставини для існування відкатів. Якщо ці обставини зустрічаються у вашій компанії, то в 99% випадків існують і відкати.

Ці обставини наступні:

Ввесь процес закупок знаходиться в одних руках. Це доволі поширена ситуація. Якщо керівник виробництва закуповує товари для свого хазяйства, а керівник сервісного відділу для свого, це все одно закупки «в одних руках», бо вони самі одноосібно приймають рішення. Те саме стосується логіста, який сам на свій розсуд обирає транспортну компанію, її розцінки. Будьте певні, більшість логістів працюють через відкати.

Відсутність контролю за діяльністю закупівельників. Директор дають рахунок, він його просто підписує і цей рахунок передають в бухгалтерію. Директори – дуже зайняті люди. У них немає ні часу ні можливості перевірити що то за рахунок, чи адекватна ціна вказана в ньому, чи так необхідний той товар компанії. А якщо ніхто не контролює закупівля, то виникає велика спокуса обманути компанію і заробити на цьому.

Не системність боротьби із відкатами. Або відсутність боротьби взагалі. Якщо керівник висловить своє обурення з приводу високих цін, це не несе жодних негативних наслідків для закупівельника.

Якщо компанія сама практикує відкати в продажу свої товарів, то ваші працівники ці самі відкати практикують і в закупівлях. Це як тато, що палить, каже синові, що палити цигарки це погано. Син же дивиться не на слова батька, а на його дії і в діях наслідує батька.

Якщо всього цього немає у вашій компанії, то не витрачайте свій час на читання цієї статті, ризик існування відкатів у вас становить в середньому 30-35%. В противному випадку, ми нижче приводимо список рекомендацій, які допоможуть вам усунути відкати в компанії. Для цього ви можете замовити послуги сторонніх компаній, або виконати їх своїми силами.

Перша дія – перевіряємо персонал.

Перевіряємо самого закупівельника. Закупівельник – людина яка безпосередньо впливає на відкати і має з них зиск. Дії людини впливають на стиль її життя. Навіть якщо на роботу працівник приїжджає на метро і в пом’ятому костюмі, жадність і людські пороки своє візьмуть: людині хочеться реалізовувати свої доходи, хочеться показати себе. В наслідок цього можна побачити чи отримує людина «додаткові доходи». Найпростіший і найлегший спосіб перевірки – зайти до нього на сторінку в соціальних мережах. Особливо, якщо це «Одноклассники», де люди хизуються тим, чого вони досягли. Подивіться, як людина одягнена на фотографіях, який у неї автомобіль, яка обстановка в квартирі, де відпочиває, і які в працівника інтереси, а потім подумайте, чи може на це все вистачити 5-8 тисяч заробітної плати. Якщо людина живе невідповідно до рівня заробітної плати, проведіть паралельні переговори із постачальниками по цінам і умовам, але не від імені своєї компанії. Будьте певні, на вас чекає великий сюрприз.

Якщо ж є сумніви після перевірки самого закупівельника, то поговоріть із своїми працівниками. Це дуже дешево і надійно – просто говорити із людьми! У вас в компанії обов’язково є адекватні люди, яким ви довіряєте і яким не подобаються відкати. Такі люди чесно працюють, заробляють свою зарплату якісним трудом і їм не подобається, що є інші, які нічого не роблять, а мають в рази більше. Тільки оберіть тих, в кого гарантовано немає можливості брати відкати. Просто запитайте у людей їх думку. Скажіть, що знаєте, що є відкатники і вас цікавить думка цього працівника, а також скажіть, що розмова залишиться виключно між вами. Ця інформація дозволить звузити коло пошуку.

«Пограйтеся» із закупівельником. Якщо у вас декілька закупівельників, передайте постачальника від одного закупівельника до іншого або дайте завдання знайти інші компанії. Якщо перехід до інших постачальників легкий і безболісний – добре, якщо починаються метання, пошук аргументів (і гарних аргументів, дієвих) чому не можна так робити, значить у закупівельника є інтерес.

Чи використовувати детектор брехні чи ні – ваш особистий вибір. Ми не радимо цього робити: коштує значних грошей, а результати сумнівні. Крім того, використання детектору брехні готовить закупівельника до перевірки,  він може зв’язатися із постачальниками і попередити, тоді вони будуть у зговорі і успішно дружитимуть проти вас. Ви ж повинні діяти до певного часу приховано.

Друга дія – аналіз ринку і свого місця в ньому.

Іншими словами, ви повинні знати чи ваші закупівельні ціни є вигідними для вас, чи це черговий обман і здирництво. Це доволі енерговитратна частина, але і найбільш ефективна.

Ви (краще це робити від імені іншої компанії) звертаєтеся до постачальників за ціновими пропозиціями, можете оголосити тендер.  Після цього проводите зустрічі із потенційними клієнтами і домовляєтеся про можливі ціні і умови, не забувайте – ви це робите від імені іншої компанії, інакше отримаєте те, що маєте зараз. Дуже  і дуже часто ви в процесі дослідження ринку знайдете нових постачальників із кращими умовами, ніж маєте.

Не довіряйте аналіз ринку маркетологам або відділу постачання чи закупівель. У відділу закупівель є свій інтерес у цьому тому данні будуть неправдиві, а у маркетолога немає ні часу, ні інтересу, ні бажання проводити аналіз. Тому він піде у відділ закупівель, візьме у них «правильну» інформацію, видасть за свою і дасть вам. В результаті, все виглядає дуже пристойно: маркетолог молодець, бо дослідив ринок і таку гарну табличку зробив (звісно, він нічого крім табличок робити не може), закупівельник молодець, бо купує за найкращими цінами – премію йому, і директор молодець, бо перевірив ринкові ціни, переконався, що його не обманюють…

Проведіть зустріч «таємний продавець» із своїм закупівельником. Нагадаю, що таке «таємний покупець». За кордоном цілі компанії надають таку послугу, коли спеціальні люди заходять до вас в офіс чи магазин і намагаються отримати послугу або щось купити. Потім всі свої враження  передають вам разом із коментарями і рекомендаціями по покращенню процесу продажу. Продавців це тримає в тонусі. Адже раптом та шкодлива бабуся не хто інший як «таємний покупець»?

Для «таємного продавця» необхідно підготуватися, мати окрему компанію і сайт в Інтернеті, візитівки, тощо. Пропонуєте зустрітися десь в кафе, на нейтральній території,  і пропонуєте «дуже вигідні» умови співпраці. Тільки не підіть самі на зустріч. Якщо ви великий директор і ніколи не зустрічали закуіпівельника, то він вас, швидше за все, бачив, і зрозуміє ситуацію. Замість себе пошліть кмітливу людину із акторськими здібностями і розумінням предмету розмови.

Якщо ви перевірили закупівельника, перевірили ринок і його пропозиції, зустрілися із своїм працівником і він «взяв» або «попросив» - дійте жорстко і негайно. Всі в компанії повинні знати, що ви боретеся із відкатами і робите це рішуче і жорстко. Звільняйте голосно, шумно, можете подати заяву в міліцію, звернутися до суду, звісно, якщо у вас є докази. Робіть це. Якщо після цього частина працівників звільниться сама – радійте, то втекли шкідники, які відчули сморід своєї паленої шерсті.

Повідомте про свої дії постачальників. Якщо викрили якого постачальника у нанесенні вам шкоди, то вимагайте у нього компенсації, кардинального пониження цін або повністю відмовляйтеся від його послуг. Всі навколо повинні отримати послання: якщо хто забруднить себе відкатами, тій людині буде непереливки. Часто жорсткої позиції керівника по відношенню до відкатів і оприлюднення такої позиції буває достатньо для мінімізації відкатництва в компанії.

Третя дія – запобігання. 

Ведіть бюджетування. Якщо його у вас немає, почніть. Яка від нього користь? Ви зможете відстежувати як міняється ціна закупівлі. У вас витрати на одиницю проданого товару повинні бути плюс-мінус однакові. Наприклад, витрати на транспортування сировини і продукції. Ціни на послуги зросли, але ж і ви на свою продукцію підняли ціни, тому розмір витрат на одиницю проданого товару залишиться однаковою. Якщо є зміни в гіршу сторону, і ви стали платити більше коштів за транспорт на одну гривню проданого товару, значить треба розібратися із цінами.

Запропонуйте своїм працівникам премію. Якщо їм відомо про випадки розкрадання, відкатів, завдання збитків іншим чином, і вони вас про це поінформують, то ви джерело інформації втримаєте в секреті, і дасте йому нагороду в розмірі до 80% від суми економії чи уникнення збитку. Можете дати і більше. Головне, щоб сума була достатньо високою для того, щоб зацікавити людину. Не бійтеся заплатити багато, збережете ще більше. Також стимулюйте людей, якщо вони дають раціональні пропозиції. Зробіть телефон довіри для своїх працівників або окрему електронну скриньку, за допомогою якої у простого «смертного» працівника є можливість повідомити про негаразди директору.

Давайте різним працівникам одне і те саме завдання. Головна ціль – щоб вони шукали одне і те саме, але їх пошуки не перетиналися. Для наших клієнтів ми проводимо аудит закупівлі, одна із частин якого полягає в тому, щоб пересвідчитися чи не почали знову брати відкати. Для цього у тих самих постачальників від імені інших компаній отримуємо пропозиції, проводимо переговори і порівнюємо результати. В даному випадку необхідно, щоб закупівельники виконували завдання окремо один від одного і не знали про те, що вони мають однакові завдання.

Нехай закупівельники фіксують  в електронному вигляді все, що стосується закупівель.  Серед переліку даних, які записує закупівельник, повинні бути: список постачальників, їх умови і ціни, сканкопії комерційних пропозицій, а також коротка характеристика, чому обрали або не обрали цього постачальника. Коли є документи, записи, свідоцтва, то в будь-який час можна перевірити, підняти історію відносин. Коли ваш закупівельник залишить компанію, ви не будете в паніці бігати вперед-назад, шукаючи хто вам може що продати і на яких умовах.

Почепіть у вашому фронт офісі та на складі повідомлення приблизно такого значення: «якщо у вас попросили відкат або не етично до вас поставилися, пришліть повідомлення на адресу…., Ви знаєте хто зацікавлений його прочитати». Заведіть особливу скриньку для цього і кожного тижня її перевіряйте. Це магічний хід. Якщо бути послідовним, реагувати на звернення на цю адресу, то можете бути певні, що відчуття «великого ока» не даватиме сильно розслабитися вашим працівникам.

Зустрічайтеся із своїми постачальниками, не лише дійсними але і відхиленими. Від цих людей ви можете дізнатися більше, ніж від інших. Їм немає чого втрачати, а їх щирість і відвертість може привернути до них вашу прихильність. Якщо у них просили відкати, то як ви гадаєте, чи вони скажуть про це?

Звісно, це не всі можливі кроки для убезпечення себе від відкатів. На практиці ми застосовуємо систему, яка поєднує в собі різні заходи. Але якщо ви будете зважено застосовувати хоча б 30% дій, то успіх буде на вашому боці.

А зараз трохи статистики. 95-98% компаній в Україні закуповують товари, сировину, послуги через відкати. Внаслідок відкатів ріст витрат (а це не лише завищені ціни, це і додаткові витрати на доставку, умови оплати, обслуговування, гарантію, тощо) становить 1-3% від ціни товару для бізнесів із швидким оборотом обігового капіталу, та до 30% для звичайного бізнесу, особливо в рекламі та ІТ. Давайте порахуємо збитки від відкатів для компанії із товарообігом в 30 000 000 гривень на рік. Приблизно 75% від розміру товарообігу – це закупівля сировини, товарів, послуг. В гривнях це 22.5 мільйона гривень. Ці витрати містять в собі 3% завищеної ціни або додаткових витрат в наслідок існування відкатів. Відповідно ми отримуємо 675 тисяч гривень за чистого збитку на рівному місці лише за рахунок відкатів. Якщо рентабельність компанії  становить 10% (власник отримує 3 мільйони прибутку на рік, без урахування податків), то лише за рахунок усунення відкатів можна збільшити рентабельність на 22.5% до 3.675 мільйона гривень.

Тому усувайте відкати в своїх компаніях, цим ви полегшите собі життя і збільшите свої прибутки, зможете використати ці гроші для втілення своїх цілей і бажань в життя.

Якщо у вашій компанії недостатньо ресурсів для боротьби із відкатами і зменшення витрат, зверніться до компаній, які знають, як це робити і вони допоможуть вам. Особливо це актуально зараз, коли відбувається спад економіки і необхідно підвищувати свою ефективність, щоб не втрачати позицій.

Ігор Чернешенко,  «Бізнес Ефішенсі»