Як автоматизація бізнес-процесів допомагає заощадити в ресторанному бізнесі

Автоматизація та формалізація: економить час. А, отже, гроші

По-перше, можна автоматизувати майже всі адміністративні процеси. Ми працюємо над цим останні 4-5 років, і сьогодні можна з упевненістю сказати, що це не лише суттєво полегшує життя працівників, але і приносить користь бізнесу. Візьмемо для прикладу документообіг. Щомісяця ми маємо більше 100 договорів, які треба погоджувати. Раніше це робилося вручну – люди бігали по кабінетах і питали, в кого наразі договір, на якому він етапі і хто його погоджує. Тепер вся ця інформація є в електронному вигляді. Навіть якщо відповідальна особа не в офісі, вона має доступ до цієї системи, що забезпечує безперервність всього процесу. Система зберігає і коментарі та зауваження, тому можна відразу працювати над документом, враховуючи побажання колег. Процес прискорився і став більш контрольованим. До того ж, це дуже дисциплінує.

Чи, скажімо, погодження заявок на відрядження чи відпустку або супровід виходу нового співробітника – підготовка кадрових документів, заведення в облікову систему, підготовка та видача ноутбуку, заведення довіреності тощо. Все це ми робимо або плануємо в найближчій перспективі здійснювати в автоматичному режимі і з можливістю працювати з цим у віддаленому доступі. Ще й тренд flexible working hours у такій спосіб підтримуємо. Наш наступний крок – автоматизація руху первинних документів. У нас велика мережа – 43 ресторани у 13 містах України, і кожен з них генерує велику кількість актів виконаних робіт, накладних та ін., які відсилає до центрального офісу. Звичайно, на цьому шляху щось губиться, а оперування з такою кількістю паперу забирає багато ресурсів – людей, часу та навіть фізичного простору. Автоматизація вирішить більшість цих проблем.

По-друге, в автоматичному режимі відбуваються тендери. У нас єдина платформа для тендерів і договорів, тому ми пов’язали їх між собою таким чином, що на етапі погодження договору можна проконтролювали, чи відбувся тендер з цієї закупки, чи отримали ми оптимальні умови. Процес став максимально прозорим, а це актуально як у масштабах країни, так і для кожного окремого бізнесу.

Автоматизація дозволяє синхронізувати зусилля різних підрозділів – особливо крос-функціональних процесів, які часто збоять через відсутність чіткої та контрольованої комунікації. Наприклад, комунікація електронною поштою часто не є ефективною, оскільки через неї важко контролювати статус виконання завдань – хто, кому і як поставив задачу. Тому ми поступово від неї відходимо, переходячи на більш придатне для таких завдань програмне забезпечення – SharePoint від Microsoft. Тут вже зовсім інша справа: можна чітко відстежити завдання, які знаходяться у роботі, контролювати строки виконання, а менеджмент може оцінити збалансованість між кількістю задач, що надійшли на підрозділ, та ресурсом, який є для виконання цих завдань. Цей софт є платформою для адміністрування регламентних документів: всіх політик, процедур, інструкція, стандартів роботи ресторанів тощо. І що також важливо – це можна робити у віддаленому режимі, тож процеси не гальмуються, якщо когось фізично немає в офісі.

По-третє, «передова» – наші ресторани, які теж значною мірою автоматизовані: від електронних табло, за допомогою яких контролюють час виконання замовлень, до комплексної системи, що збирає та аналізує всю інформацію по усім ресторанам мережі: собівартість страв, продажі, складські залишки, формування замовлень на поставки інгредієнтів тощо.

Формалізація, у свою чергу, теж є інструментом бізнес-оптимізації. Ресторанам, скажімо, притаманна велика плинність кадрів – така вже специфіка сфери. Людина йде, на її місце приходить нова. Навіть якщо це професіонал високого класу, йому все одно доводиться пояснювати цілу низку речей: чому процес працює саме так, які механізми та системи впроваджено. На цьому етапі ефективність дуже страждає. Формалізація і регламентованість процесів дозволяють робити такі періоди змін максимально безболісними, при цьому залишаючи передачу ключової інформації «у спадок» без спотворення і втрати. До того ж, формалізація ключових бізнес-процесів забезпечує вищий рівень контролю за ними. Зробивши низку процесів автоматичними та типовими, ми економимо час та інші ресурси наших співробітників – і це дозволяє їм, замість рутинних процедур, застосовувати свої здібності для більш інтелектуальних речей: не механічно збирати інформацію, а аналізувати та контролювати.

Кому це потрібно

По суті – всім. Питання лише в тому, на якому саме рівні. На тому етапі технологічного розвитку, де ми є зараз, не користуватися його можливостями – це не працювати на повну. Щоправда, деякі «але» все ж таки є: оптимізувати бізнес-процеси варто всім, але чи застосовувати складні автоматичні рішення – це вже питання доцільності та терміну їх окупності. Ми в «Сушия», наприклад, прийшли до необхідності оптимізації шляхом впровадження автоматичних систем десь через п’ять років існування компанії – коли вона почала стрімко розвиватися і стало зрозуміло, що у ручному режимі відстежувати таку кількість процесів не те, щоби зовсім неможливо, але нераціонально і неефективно. Це логічний шлях: спочатку компанія має укорінитися на ринку, підтвердити, що її модель життєздатна, а потім постійно шукати методи для покращення своїх результатів. Це передбачає аналіз операційної ефективності та прийняття певних рішень – наприклад, про централізацію чи децентралізацію деяких процесів. Автоматизовані фінанси, документообіг, логістика, постачання, навчальний відео-контент на екранах ресторанів мережі – для себе ми обрали саме цей шлях, хоча загалом в нашій галузі в Україні це поки що рідкість: далеко не всі міжнародні гравці з розвинутими мережами, не кажучи вже про українських, не квапляться впроваджувати новітні рішення, які пропонує технологічний прогрес. Я пов’язую це з тим, що багато українських компаній просто не схильні прогнозувати в довгостроковій перспективі, особливо в умовах нинішньої турбулентності. Що ж до міжнародних, то цим гравцям через свій розмір та складну процедуру корпоративного узгодження часто бракує гнучкості у прийнятті багатьох рішень. Тут як раз легше саме компаніям середнього розміру: це і виправдано з точки зору оптимізації бізнес-процесів та підвищення ефективності, і розмір дозволяє бути гнучкими та експериментувати. Звичайно, багато залежить і від волі менеджменту та стиля керівництва.

Рано чи пізно до автоматизованих процесів прийдуть всі, адже це глобальний тренд. Але тоді, коли решта буде лише впроваджувати технології та призвичаюватися жити в новій реальності, early adopters будуть вже вигадувати щось нове. Наприклад, випустять роботів обслуговувати гостей.

Автор: Ростислав Григоренко, директор фінансово-юридичного департаменту мережі «Сушия»